こんにちは、マクポです。
今回は効率の良い仕事のやり方についてです。
難しいことはなく実際に私が実践している方法で、
誰にでもおすすめできます。
毎日残業の多い方
モチベーションが上がらない方
成果が出にくい方は是非読んでみて下さい。
効率の良い仕事のやり方３つ
重要度と難易度をつけ優先順位を決める
皆さんは仕事をする時に優先順位をつけていますか？
何となく、「これやらなきゃ、あれもやらなきゃ」と思い付きで仕事をしていると、
非効率的ですし抜けも出てきやすいです。
自分のペースで毎日仕事をするのは困難です。
上司に急ぎの仕事を頼まれたり、お客様対応に追われてメインの仕事ができなかったりと、
日々様々な障害があると思います。
そんな中行き当たりばったりで仕事をしていると、
今日、何をやったら良いか分からくなり後々「これやらなきゃ、あれもやらなきゃ」と自分を追い込んでしまうのです。
そこで突発的に障害が発生してもすぐに自分のペースに戻せるよう、
重要度と難易度をつけ優先順位をつけましょう。
重要度と難易度のつけ方
私の場合は1日単位と1週間単位で何をやるのか紙に書き出しています。
その日にこなすタスクを書き出し、重要度と難易度をつけます。
重要度は１，２，３のように、難易度はA、B、Cのようにタスクの頭に書いていきます。
※分かれば何でもいいので皆さんの分かりやすい数字、記号で問題ありません。
こうすることでタスクの頭に１とAが付いたものから手を付けるべきだと分かります。
私がこの方法を始めた最初のうちは、１が並ぶことが多々ありました。
仕事なのでどれも大事だし中々重要度を決めることができませんでした。
しかし、熟考してみると重要だけどどうしても今やらないといけないものは少ないです。
・この仕事は○○さんに聞いてみた方が効率いいな
・この仕事は内容を把握した打ち合わせ後のほうがいいな
・この仕事はそもそもよく考えたら重要ではないな
と、何となくではなくじっくり真剣に考えると最優先事項は絞られます。
また、優先順位をつける際になぜ難易度をつけるのか。
それは午前中の方が頭が冴えている為、午前中に難易度の高いタスクをこなした方が効率的だからです。
何事も疲れていては高いパフォーマンスを出すことは難しいです。
「前の日の夜は全然解けなかった問題が、今朝は簡単に解けた」
皆さんは学生時代にこんな経験したことありませんか？
朝のリセットされた頭の方が活動的なんだと思います。
1日の疲れが溜まった夜よりも、朝の方が元気にきまってます。
もし、朝が苦手でどうしても気持ちが乗ってこない時は、逆にものすごく簡単なタスクをやってみましょう。
頭を起こす意味を込めて、あまり考えなくても短時間でできる簡単なものです。
私も朝が苦手なので、乗ってくるまでに少し時間がかかるタイプです。
そんな時は、前の日にいらなくなった書類をシュレッダーにかけることから始めます。
シュレッダーにかけることなんて超低難易度ですし、
書類が目に入るので前の日に何をやったか一瞬振り返ることができます。
まずは重要度と難易度を決めて優先順位をつけてみましょう。
時間を決めて同じタスクを無理に続けない
優先順位をつけられたら、必ずそれぞれのタスクにかける時間を決めましょう。
何時までにこのタスクを終わらせると決め、集中して仕事をします。
この際に大切なのがタスクが終わる前に決めた時間になってしまった時です。
難易度が高いとどうしても時間オーバーになることはあります。
その際は、あと少しでできるようならやり続ける。
まだまだかかりそうなら別の物をやる。
と良いと思います。
いくら朝一番が頭が冴えててもできないことも多々あります。
一生懸命考えても終わらないならそのまま続けていても非効率です。
一旦リセットして誰かに聞いてみるとか、他の仕事をしている際にふとアイデア等が降ってくることもあります。
その後、どうしてもその日中に終わらせないといけないものはやって、
翌日以降でもいいものは潔く翌日に回しましょう。
よくその日の仕事を持ち越すなと言うけれど、嫌々持ち越すわけではないので戦略的持ち越しだと思っています。
楽しみを作る
そもそも仕事をする上でのモチベーションの話です。
私は生活していくために仕事をしているのもありますが、
休みの日に子供と遊んだり趣味をすることをモチベーションにして仕事をしています。
皆さんは仕事が大変でも頑張れる何か楽しみはありますか？
・仕事が終わったら映画を見に行こう
・仕事が終わったら呑みに行こう
・仕事が終わったらジムに行こう
など、趣味や楽しみを作って、これをやる為に今日頑張るんだ、今週頑張るんだと奮い立たせてみると良いですね。
出口の見えないトンネルを歩くのはキツイですよね。
同じように仕事後の楽しみがない毎日ほどキツイものはありません。
何かしら楽しみを見つけてリフレッシュする環境を作りましょう。
楽しみや趣味がない人はおそらく探せていないだけだと思います。
コロナウイルス感染拡大の影響で今年は外出できる機会が少ないと思います。
しかし、今年だからこそ一人でできることや、空いた時間で新しいことにチャレンジしている人もたくさんいらっしゃいます。
自宅で一人でできることはたくさんあると思います。
モチベーションを上げ毎日はつらつと仕事をする為にも、自分から動いて楽しみを見つけてみましょう。
まとめ
いかがでしたでしょうか？
どうせ毎日仕事をするなら効率良くした方がいいに決まってます。
私が意識している、行動していること以外にも人それぞれ仕事の仕方があると思います。
上記のように私の方法を必ずしも真似しなくていいと思います。
私が強く申し上げたいのは、
何かを意識して、考えて日々仕事をしてほしいということです。
何も考えずただ毎日何となく仕事をして時間を消費するのはすごく勿体ないです。
1度きりの人生で、仕事をする時間はとても長いです。
約35年～40年働くわけです。
効率よく仕事をしていつもより1時間早く帰れるだけでも今後の人生に大きく影響します。
ストレスが減り、楽しみに費やせる時間も多く、英気を養う時間が増えます。
その生活ができるようになるお助けの1つにこの記事がなると幸いです。